Accès, rectification et plaintes selon la LPRPS

Un particulier exerce son droit légal d’accès en présentant une demande écrite suffisamment détaillée au dépositaire qui a la garde ou le contrôle du dossier.

• Un dépositaire peut accorder l’accès à la suite d’une demande verbale informelle, mais une demande écrite formelle est nécessaire pour utiliser le processus officiel d’accès prévu par la LPRPS et porter plainte au CIPVP au sujet d’un refus d’accès.

• Le dépositaire doit répondre dès que raisonnablement possible et au plus tard 30 jours civils après avoir reçu la demande écrite.

• Le dépositaire peut proroger le délai d’au plus 30 jours civils supplémentaires si les conditions légales relatives à l’entrave aux activités ou aux consultations sont respectées, et il doit fournir des motifs par écrit.

• Le dépositaire doit mettre le dossier à la disposition du particulier pour examen et lui en fournir une copie s’il la demande, ou remettre l’avis écrit exigé si le dossier est introuvable ou si l’accès est refusé. L’avis de refus doit indiquer le droit de porter plainte au CIPVP.

Le droit d’accès est vaste, mais non absolu. Seules les exclusions et exceptions autorisées par la LPRPS ou une autre autorisation légale applicable peuvent être invoquées.

• Les exemples comprennent les renseignements protégés par un privilège juridique, la divulgation interdite par une autre loi ou une ordonnance judiciaire, certaines instances ou enquêtes non terminées et les renseignements dont la divulgation pourrait vraisemblablement causer un préjudice grave au traitement ou au rétablissement du particulier, ou des lésions corporelles graves au particulier ou à une autre personne.

• Lorsqu’une exception ne s’applique qu’à une partie du dossier et que les renseignements exclus peuvent raisonnablement en être séparés, le particulier conserve un droit d’accès au reste du dossier.

• Le dépositaire doit d’abord fournir une estimation des frais et ne peut facturer plus que le montant prescrit ou, si aucun montant n’est prescrit, le recouvrement raisonnable des coûts. Il peut renoncer à tout ou partie des frais s’il estime qu’il est juste et équitable de le faire.

• La LAIPVP ou la LAIMPVP peut régir certains dossiers détenus par des institutions publiques. Il ne faut pas présumer que leurs procédures et délais sont ceux de la LPRPS.

Après avoir obtenu l’accès, un particulier peut présenter une demande écrite de rectification d’un dossier qu’il croit inexact ou incomplet aux fins auxquelles le dépositaire utilise les renseignements.

• L’auteur de la demande doit identifier les renseignements inexacts ou incomplets et fournir les renseignements nécessaires pour effectuer la rectification.

• Le dépositaire n’est pas tenu de rectifier un dossier qu’il n’a pas créé à l’origine s’il ne possède pas les connaissances, les compétences et le pouvoir suffisants pour le faire, ni de rectifier une opinion ou observation professionnelle qu’il a formulée de bonne foi au sujet du particulier.

• Le dépositaire doit répondre dès que possible et au plus tard dans les 30 jours, sous réserve d’une prorogation permise d’au plus 30 jours. L’avis de refus doit en énoncer les motifs et expliquer les droits relatifs à une déclaration de désaccord et à une plainte au CIPVP.

• Après un refus, le particulier peut demander qu’une déclaration de désaccord décrivant la rectification demandée soit jointe ou liée au dossier conformément à la LPRPS.

Le CIPVP reçoit des plaintes écrites concernant la collecte, l’utilisation, la divulgation, les pratiques relatives aux renseignements, les atteintes à la vie privée et les refus d’accès ou de rectification sous le régime de la LPRPS.

• En cas de préoccupation relative à la vie privée, le CIPVP recommande de communiquer d’abord avec le dépositaire pour tenter de régler directement le problème.

• Une plainte générale en vertu de la LPRPS doit normalement être déposée au plus un an après que son objet a été porté pour la première fois à l’attention du plaignant ou après qu’il aurait dû raisonnablement l’être, selon la plus courte de ces périodes. Le CIPVP peut autoriser un délai plus long si cela ne cause aucun préjudice à quiconque.

• Une plainte concernant l’accès ou la rectification peut habituellement être déposée dans les six mois suivant le refus ou le refus présumé du dépositaire.

• Utilisez les formules et directives actuelles du CIPVP. Les exigences de dépôt et l’application d’un délai dépendent des faits propres à la plainte.