Politique de confidentialité

CareCard aide les étudiants et professionnels à comprendre, remplir, gérer et valider les exigences des stages cliniques et de l’emploi. Les utilisateurs gèrent un portfolio CareCard sécurisé et portable, et décident quels organismes ou particuliers autorisés peuvent y accéder.

La présente politique de confidentialité explique comment CareCard recueille, utilise, communique, conserve et protège les renseignements personnels lorsque des particuliers créent et gèrent un Care Portfolio et lorsque des établissements d’enseignement, des organismes de stage, des employeurs ou d’autres utilisateurs autorisés accèdent aux services CareCard.

La présente politique donne avis des pratiques de CareCard en matière de renseignements; elle ne constitue pas une demande de consentement général. CareCard sollicite un consentement valable lorsqu’il lui incombe de l’obtenir. Dans les autres circonstances, CareCard traite les renseignements selon les directives d’un organisme qui en est responsable ou lorsque la loi le permet ou l’exige.

CareCard limite la collecte aux renseignements raisonnablement nécessaires aux fins déterminées liées aux stages, à l’emploi, aux comptes, à la sécurité, au soutien et à la prestation des services. Les renseignements recueillis dépendent des fonctionnalités utilisées et des exigences configurées pour un utilisateur ou un organisme autorisé.

• Les renseignements sur le compte et le portfolio, comme le nom, les coordonnées, les renseignements d’authentification, le rôle, les affiliations scolaires ou professionnelles, les programmes, les stages, les relations d’emploi et les préférences de communication.

• Les renseignements du Care Portfolio, comme les titres de compétence, les documents téléversés, les détails des exigences, les résultats d’examen et de validation, les statuts et les dates d’expiration, les notes, les choix de partage, les messages et les dossiers connexes. Un Care Portfolio peut contenir des renseignements personnels sur la santé et d’autres renseignements personnels sensibles.

• Les renseignements techniques, d’utilisation, de soutien et de sécurité, comme les détails sur l’appareil et le navigateur, l’adresse IP, les témoins, les journaux d’accès et d’audit, les interactions avec les fonctionnalités, les dossiers d’erreurs et de performance et les renseignements fournis dans les demandes de soutien.

Les utilisateurs et les organismes ne devraient fournir que les renseignements pertinents à l’exigence ou au service applicable. CareCard ne présume pas que chaque élément d’un Care Portfolio constitue un renseignement personnel sur la santé; sa qualification et les obligations juridiques dépendent des renseignements, de l’objet, de la garde ou du contrôle, du flux des renseignements et des rôles en cause.

CareCard utilise et communique les renseignements personnels à des fins déterminées et légales : avec le consentement lorsqu’il lui incombe de l’obtenir, selon les directives d’un organisme disposant du pouvoir légal requis, ou lorsque la loi le permet ou l’exige. CareCard ne vend ni ne loue de renseignements personnels ou de renseignements personnels sur la santé à des annonceurs ou à des courtiers en données.

CareCard utilise des mesures de protection administratives, techniques, organisationnelles et liées à l’infrastructure qui sont adaptées à la sensibilité des renseignements. CareCard ne conserve les renseignements que pendant la durée raisonnablement nécessaire aux fins déterminées, aux directives applicables de l’utilisateur ou de l’organisme, aux obligations légales et contractuelles, au règlement des différends et à la sécurité. Lorsque les renseignements ne sont plus requis, CareCard les supprime ou les dépersonnalise selon ses pratiques de conservation, sous réserve des obligations légales de conservation et des cycles de sauvegarde limités.

Mesures de protection :

• Le chiffrement des renseignements en transit et au repos lorsqu’il est approprié aux renseignements et au système.

• Une authentification sécurisée et des contrôles d’accès conçus pour empêcher l’accès non autorisé aux comptes et aux systèmes.

• Un accès fondé sur les rôles et des pratiques de moindre privilège pour les utilisateurs autorisés, le personnel de CareCard et les fournisseurs de services.

• La journalisation, la surveillance, les examens de sécurité et des contrôles proportionnels à la nature et à la sensibilité des renseignements traités.

• Des procédures d’intervention en cas d’incident et de gestion des atteintes, notamment l’avis aux personnes et aux organismes de réglementation concernés lorsque la loi ou un contrat l’exige.

Les utilisateurs conservent le contrôle du partage dans CareCard et décident quels organismes ou particuliers autorisés peuvent accéder à leur Care Portfolio. L’accès est limité selon les autorisations de la Plateforme, les relations autorisées et les ententes applicables.

Accès aux renseignements accordé à :

• L’utilisateur qui détient le Care Portfolio et tout autre particulier qu’il autorise par la Plateforme.

• Les établissements d’enseignement, les organismes de stage, les employeurs ou les autres organismes auxquels l’utilisateur accorde un accès à une fin déterminée liée à un programme, à un stage, à un emploi ou à une activité connexe.

• Le personnel autorisé de CareCard et les fournisseurs de services qui ont besoin des renseignements pour exploiter, sécuriser, maintenir ou soutenir la Plateforme et qui sont assujettis à des obligations de confidentialité et de protection des données.

Le contrôle de l’utilisateur dans CareCard n’écarte pas les obligations juridiques d’un destinataire ni une autre autorité légale après la réception des renseignements. CareCard peut également communiquer des renseignements lorsque la loi le permet ou l’exige, notamment en réponse à une procédure judiciaire valide, et donnera un avis lorsque la loi le permet et que cela est approprié.

Le rôle de CareCard en matière de vie privée dépend des renseignements et des circonstances, notamment du service fourni, des ententes applicables, de l’objet, de la garde ou du contrôle et du flux réel des renseignements. CareCard est responsable des engagements et des mesures de protection qui s’appliquent à son rôle.

Les distinctions suivantes s’appliquent :

• Un Care Portfolio peut contenir des renseignements personnels sur la santé et d’autres renseignements personnels. La Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé de l’Ontario (LPRPS) ne s’applique que lorsque ses définitions légales et les circonstances sont satisfaites; un organisme qui consulte un portfolio ne devient pas automatiquement un dépositaire de renseignements sur la santé.

• Selon le contexte, CareCard peut traiter des renseignements pour son propre compte ou à titre de fournisseur de services ou de mandataire d’un organisme en vertu d’une entente. La LPRPDE ou une autre loi fédérale ou provinciale applicable en matière de protection de la vie privée peut régir d’autres renseignements ou relations.

• Les organismes qui définissent les exigences ou reçoivent des renseignements d’un Care Portfolio demeurent responsables de leur autorité légale, de leurs avis, de leurs décisions et de leurs pratiques d’accès, d’utilisation, de communication et de conservation, ainsi que des réponses aux demandes formelles visant les dossiers dont ils ont la garde ou le contrôle.

Sous réserve de la vérification de l’identité et des limites juridiques, contractuelles ou techniques applicables, les particuliers peuvent exercer les choix et les droits qui leur sont offerts à l’égard de leurs renseignements.

Ils peuvent notamment :

• Accéder aux renseignements personnels sous le contrôle de CareCard ou obtenir de l’information à leur sujet, notamment sur leur utilisation et leur communication, sous réserve des exceptions applicables.

• Corriger les renseignements inexacts ou incomplets du portfolio. La correction d’une copie dans CareCard ne modifie pas nécessairement le dossier source d’un organisme émetteur ou d’un dépositaire de renseignements sur la santé; il faut s’adresser à l’organisme qui contrôle ce dossier.

• Modifier ou retirer un choix de partage ou un consentement et demander la suppression ou la dépersonnalisation lorsque cela est possible, sous réserve d’un préavis raisonnable et des exigences légales, contractuelles, de conservation, de sauvegarde et de tenue des dossiers de transaction. CareCard expliquera les conséquences importantes lorsque cela est requis.

• Poser une question sur la vie privée ou déposer une plainte auprès de CareCard, de l’organisme responsable d’un dossier ou de l’organisme de réglementation de la vie privée applicable.

CareCard peut mettre à jour la présente politique de confidentialité pour tenir compte de changements apportés à la Plateforme, aux pratiques de traitement des renseignements, à la loi, aux exigences de sécurité ou aux activités de l’entreprise. La version en vigueur indiquera sa date d’entrée en vigueur.

CareCard donnera avis des modifications importantes lorsque la loi ou une entente applicable l’exige et sollicitera un consentement si une nouvelle collecte, utilisation ou communication l’exige. Une politique mise à jour ne réduit pas les droits qui ne peuvent légalement être limités.